Wenn du viel Arbeit erledigen musst, ist es natürlich optimal wenn du dir eine Stunden ununterbrochen Zeit für dieses eine Thema nimmst. In einigen Stunden intensiver Arbeit kannst du schon recht große Aufgaben abarbeiten. Doch was tun, wenn du einfach partout nicht einige Stunden für eine einzige Tätigkeit freischaufeln kannst? Wie bleibt man immer noch produktiv, wenn der Terminkalender langsam überquillt und dir nie mehr als eine halbe Stunde Zwischenzeit bleibt?

Projekte vs. Events

Es gibt zwei Hauptarten der Arbeit: Projekte und Events. Projekte haben meisten (mal abgesehen von einer potentielle Deadline) keine vorgegebenen Zeitpläne. Ich schreibe diesen Artikel jetzt zum Beispiel um 13 Uhr, aber das liegt nicht daran, dass mein Terminkalender mir vorgibt: „Schreibe den Artikel ab 12:30 Uhr“. Ganz im Gegensatz dazu sind mit Events vorab bestimmte Termine verbunden, zu denen bestimmte Arbeiten abgeschlossen sein müssen. Ich kann halt nicht einfach entscheiden, drei Stunden nach Beginn der Veranstaltung im Vorlesungssaal aufzukreuzen und doch erwarten unterrichtet zu werden.

Wie lässt du die Zeit für dich arbeiten auch wenn der Terminkalender einem Minenfeld gleicht?

Ideal ist es natürlich, wenn dein Leben nur aus Projektarbeit besteht. Über diese hast du dann am besten zusätzlich noch die volle Verantwortungm sodass du dir deine Zeit so einteilen kannst, wie es dir gerade recht ist. Du kannst zum Beispiel die Aufgaben erst einmal ansammeln und dann einfach einmal früh am morgen aufstehen, um dann all das was sich normalerweise über Tage verteilt hätte, in wenigen Stunden zu erledigen. Leider haben die meisten nicht so viel Glück und müssen sich von vielen kleinen Events die Zeitplanung zerstückeln lassen.

Und das Arbeiten mit vielen kleinen zeitlichen Bruchstücken ist sehr viel unangenehmer, als alles an einem Stück bewerkstelligen zu können. Es ist prinzipiell einfach leichter, die halbe Stunde zwischen zwei Events ungenutzt ins Land ziehen zu lassen, als volle vier Stunden am Stück unproduktiv zu chillen. Ein eng gestaffelter Terminkalender zwingt dich zudem dazu, deine Aufmerksamkeit immer wieder auf völlig andere Aufgabenbereiche zu fokussieren. Dieses Umschalten ist häufig extrem nachträglich für deine Konzentration und Produktivität.

Aber es gibt auch Auswege aus dem Termingefängnis. Hier sind die versprochenen 10 Tipps um auch noch hinter den Gitterstäben der Zeitfenster produktiv zu bleiben:

1. Das Morgen-Ritual:

Der vielleicht beste Weg um möglichst viel Zeit zusätzlich zu gewinnen, liegt darin, deine Schlafenszeiten neu zu organisieren. Normalerweise sind die frühen Morgenstunden nicht durch lästige Events belegt. Also kannst du ein kleines extra Projekt in diese Stunden des Tages quetschen.

2. Der Arbeitsplan:

Wenn du mal wieder 15, 20 oder 45 Minuten ungenutzte Zeit in deinem Zeitplan übrig hast, dann plane diese möglichst schon im Voraus. Immer nur dann zu arbeiten, wenn du dich danach fühlst, ist bei einem stressigen Zeitplan nicht gerade effektiv. Aber indem du freie Zeit schon im Voraus erkennst und sie zu nutzen weißt, lässt du keine Zeit unaufmerksam verloren gehen.

3. Sage Nein!

Es ist ziemlich einfach in die Falle zu treten und schlichtweg allen Events zuzusagen. Deine geplante Zeit für Projektarbeit überschneidet sich häufig mit unwichtigen Terminen und Events, die für dich nichts weiter als Konventionen darstellen? Der einfachste Weg um einen zerstückelten Zeitplan zu vermeiden, ist ihn nicht gleich von der ersten Entscheidung an zu erzwingen.

4. Priorisiere deine wichtigsten Arbeiten.

Nimm deine To-Do-Liste für laufende Arbeiten immer mit und lege auch die dazugehörigen Deadlines darin fest. Ich habe für mich erkannt, dass mich die To-Do-Liste immer wieder an Arbeiten erinnert, die ansonsten unachtsam aufgeschoben worden wären.

5. Vernichte die Verlockungen des Aufschubs.

Wenn du zwischendurch mal nur 20 Minuten Zeit hast, ist es verlockend diese einfach vorbeiziehen zu lassen. Schalte dein Handy ab, das Internet aus und verteidige dich gegen sonstige Versuchungen, die dich ablenken könnten. Erst dann wirst du in 20 Minuten wirklich etwas geschafft bekommen.

6. Pack deine Arbeit nicht weg.

Wenn ich an einem Projekt arbeite und ich plötzlich etwas anderes erledigen muss, lasse ich prinzipiell immer alles offen aufgeschlagen. Egal ob das Browserfenster, die Word-Datei oder das zu lesende Buch, alles bleibt im Arbeitsstatus. Wenn ich dann zurückkomme, werde ich sofort wieder an das Projekt erinnert. Nur an öffentlichen Orten ist das keine gute Idee, da ansonsten meine bisherige Arbeit leicht geklaut oder kopiert werden kann.

7. Ernenne ein Project-Kill Day.

Mach dir einen Tag in der Woche komplett frei, um an diesem den wichtigen Fortschritt in einem deiner Projekte voranzutreiben. Wenn du es nicht schaffst, dir einen gesamten Tag frei zu nehmen, versuche wenigstens einen gesamten Morgen deinem Projekt zu widmen. Falls du dir die Zeit nicht nimmst, wer soll es dann für dich tun?

8. Bitte kein Multitasking.

Eine Versuchung bei vorab geplanten Events ist häufig, dass mehrere Arbeiten gleichzeitig angegangen werden. Schnell eine E-Mail schreiben, während man eigentlich gerade telefoniert. Den Bericht zu Ende verfassen, während man gerade eigentlich am Essen ist oder sonstige Arbeiten in Zeiten hineinzupressen, wo sie nicht hingehören, sind die häufigsten Fehler naiver Überschätzung. Multitasking ist gefährlich und nur die wenigsten können wirklich produktiv mit dieser Herangehensweise arbeiten. Richte deinen gesamten inneren Fokus auf eine einzige Aufgabe, anstatt zwei Dinge gleichzeitig und halbherzig zu bearbeiten. Das wird dir Zeit sparen und die Qualität deiner Arbeit steigern.

9. Immer zur Hand.

Je nachdem wie dein Projekt aussieht, bist du vielleicht nicht in der Lage es jederzeit überall mit hinzunehmen. Allerdings können in Zeiten von Laptops, Smart Phones und Tablets (das Buch gibt es natürlich auch noch) kleine Arbeiten eines jeden Projekts auch außerhalb des Büros bewerkstelligt werden.

10. Finde deinen „Sweet-Spot“.

Eigentlich ist ein „Sweet Spot“ der Bereich eines Golf- bzw. Baseballschlägers, der die optimale Verteilung der Kräfte für den perfekten Abschlag bereithält. Wenn dein gesamter Tag durch Termine in kleine Fragmente unterteilt ist, musst du deinen persönlichen Sweet Spot für den Tag finden. Das könnte zum Beispiel ein längerer ungestörter Tagesabschnitt sein oder auch die Zeit in der du am meisten Energie verspürst. Wenn du einmal die Sweet Spots gefunden hast, musst du sie auch unbedingt vor jeglichen Verzögerungen und unwichtigen Aufgaben schützen.

Viel Spaß mit diesen Tipps. Schreibe mir doch bitte einen Kommentar mit deinen besten Tricks! ;-)